Actions de workflow

Actions de Workflow (Workflow action)

Il existe 4 types d’actions de workflow en standard :

• Les tâches : peuvent être attribuées à un utilisateur, un rôle, un propriétaire d’enregistrement ou un rôle d’équipe. Elles ne peuvent pas être attribuées à plusieurs utilisateurs. Au besoin, il faut créer autant de tâches que d’utilisateurs. Elles peuvent être suivies dans l’historique d’activités.
• Les alertes par email : peuvent être attribuées à un utilisateur, un rôle, un propriétaire d’enregistrement, un créateur d’enregistrement ou à un rôle d’équipe. Elles utilisent les modèles d’email. Il faudra donc créer ces modèles avant la définition de la règle. Les alertes par email ne sont pas tracées dans les historiques d’activités.
• La mise à jour de champ : remplace une valeur d’un champ par un autre que l’on définit. La mise à jour de champ peut également déclencher d’autres règles de workflow. Si le champ modifié est suivi, l’historique et le changement sont bien conservés dans la liste associée « Historique de l’objet ».
• Le message sortant : envoi sous la forme d’un message API les informations que l’on définit vers un point de destination désigné (ex : vers un ERP).

Nota :

Lors de l’utilisation de règle de workflow, il faut définir un utilisateur de workflow par défaut. Cet utilisateur récupérera les actions que Salesforce n’a pas réussi à envoyer. Ex : Si on prévoit l’envoi d’une tâche à un rôle qui contient plusieurs utilisateurs, elle sera routée vers cet utilisateur de workflow par défaut. L’envoi d’une tâche via les workflows ne peut être destiné qu’à un seul utilisateur à la fois.