Workflow

Une règle de workflow est un automatisme qui se déclenche lorsque certains critères sont remplis pour effectuer une action.

Elle se définit en 3 temps.

Le premier est le critère d’évaluation (l’action utilisateur) : un enregistrement est créé, ou créé et modifié (n’importe quel champ de l’enregistrement est modifié) ou créé et modifié pour remplir les critères (filtre sur certains champs uniquement).

Le deuxième temps est le critère de déclenchement : dans quelles conditions les actions seront envoyées ? Et enfin, on s’occupera de définir les actions qui seront automatisées : tâche, email, mise à jour d’un champ, envoi d’un message sortant.

On peut aussi prévoir un déclencheur temporel qui va stocker l’action dans une file d’attente et sera envoyée lorsque la date est atteinte. L’action est bien créée quand les critères de déclenchement sont remplis, mais l’envoi de l’action sera différé. L’action créée peut être suivie et/ou supprimée dans la configuration/ Surveiller/ Workflow en temps réel.

Nota :

Les règles de workflow sont limitées à 500 par objet. On peut suivre les limites par objet dans Personnaliser/ Nom de l’objet/ Limites.Les règles de workflow peuvent déclencher d’autres règles de workflow.

Exemple : un utilisateur passe le statut d’une opportunité en « proposition reçue », un email de notification va être envoyé au propriétaire de l’enregistrement.