Processus d’approbation

Processus d’approbation  (Approval process)

Un processus d’approbation est un automatisme qui permet de faire valider des enregistrements dans Salesforce.

Chaque partie du processus d’approbation doit répondre à des besoins précis de l’organisation, notamment qui doit intervenir dans le processus, quand et pourquoi. Ces parties peuvent déclencher des actions et sont les suivantes :

• Qui doit soumettre pour approbation ? L’utilisateur soumet pour approbation son enregistrement pour lancer le processus. Pour se faire, il doit cliquer sur le bouton « Soumettre pour approbation »;
• Quels sont les enregistrements soumis pour approbation ? Il faut définir des critères d’entrées pour filtrer les enregistrements qui pourront être soumis pour approbation ;
• Lorsque l’enregistrement est soumis, les actions de soumission initiale se déclenchent et l’enregistrement est verrouillé ;
• On détermine ensuite les étapes de validation. Une étape correspond à un ou plusieurs critères et un ou plusieurs approbateurs. Sur chaque étape, un approbateur délégué peut être mis en place.

Enfin, on détermine les actions qui finalisent le processus : action d’approbation finale, action de refus final (lorsque l’enregistrement est rappelé ou refusé, l’enregistrement sort du processus mais peut toutefois refaire l’objet d’une nouvelle soumission pour approbation).

Exemple : Afin d’empêcher les utilisateurs de renseigner des pourcentages de remises trop élevés sur les opportunités, un processus d’approbation a été créé afin que les responsables hiérarchiques valident ou non les enregistrements.

Nb : Les types d’actions disponibles sont les mêmes que pour la règle de workflow : l’envoi de mail, la tâche, la mise à jour d’un champ et l’envoi de message sortant.

Attention : les actions de soumission initiale ne sont pas obligatoires, 30 étapes max par processus. Une fois actif, les étapes du processus ne peut être modifiées.